Für die Nebenkostenabrechnung und die Betriebskostenabrechnung bei Mietwohnungen gelten selbstverständlich gewisse formale Erfordernisse. Die Abrechnung der Nebenkosten gestaltet sich nicht immer als transparent und verständlich. Am Anfang stehen die Gesamtkosten, die auf den einzelnen Quadratmeter berechnet werden.
Im Anschluss wird mit der Wohnfläche multipliziert, die Verbrauchseinheiten erfasst und nach Wohnungsverbrauch aufgeteilt. Eine Nebenkostenabrechnung muss auch ohne die Vorbedingung einer kaufmännischen oder juristischen Ausbildung verständlich sein. Dies berichtet Thomas Trepnau, Autor des Vermieter-Ratgebers „Rechne mit Deinem Mieter ab – Betriebskosten, die zweite Miete“ in einer Pressemitteilung. Zuallererst gilt immer: der Vermieter kann die Nachzahlung über die Betriebskostenvorauszahlung hinaus entstandenen Betriebskosten erst dann geltend machen, wenn eine ordnungsgemäße Abrechnung vorliegt. Diese muss Anschrift des Mieters, Benennung der Wohnung, Bezeichnung der Abrechnungseinheit, Angabe des Abrechnungszeitraumes und eine Angabe der einzelnen Betriebskostenarten aufweisen.
Zusätzlich müssen eine Zusammenstellung der Gesamtkosten, die Angabe und Erläuterung der zugrunde liegenden Verteilerschlüssel, die Berechnung des Anteils des Mieters und der Abzug der tatsächlich auch geleisteten Vorauszahlungen des Mieters vorliegen. „Enthält die Nebenkostenabrechnung die vier vorstehend genannten Mindestanforderungen, braucht der Vermieter den Einwand mangelnder Fälligkeit nicht zu befürchten.“, so Thomas Trepnau.
